Norwegian Bokmål [Beta] Norwegian Bokmål [Beta] English [Beta] English [Beta]

Forskningsprosjekt

Støtte for ledere av forskningsprosjekt

Forskningsprosjekt - prosess

  1. Fra idé til forankring: Har du en idé til et forskningsprosjekt - snakk tidlig med din instituttleder. Diskuter om ideen er i tråd med instituttets strategi. Drøft:
    a) om det skal søkes,
    b) hvor det skal søkes, og
    c) med hvem det skal søkes (samarbeidspartnere).
    Vurder også forskningsetiske problemstillinger.
     
  2. Intellektuelle rettigheter/kommersialiserig:
    a) Vurder hvordan du skal forvalte intellektuelle rettigheter (IPR).
    b) Hvis kommersialisering er en del av prosjektet - vurder om du skal søke om et forskerprosjekt (FP), et kompetanseprosjekt (KPN) eller Innovasjonsprosjekt (IPN). Gjør gjerne denne vurderingen i samråd med instituttleder før søknaden sendes inn.
     
  3. Forskningsmidler:  Utlysninger av eksterne forskningsmidler.
     
  4. Kontakt støtteapparatet:
    a) Prosjektøkonom
    b) Forskningsrådgiver
  1. Avklar hvem som skal gjøre hva før søknaden skal sendes. Koble tidlig på det administrative støtteapparatet. Lag en fremdriftsplan fram mot søknadsfristen.
     
  2. Gjør deg kjent med retningslinjene for det programmet du skal søke midler fra (for eksempel Norges forskningsråd, Marie Curie eller Horisont 2020). Forskningsrådgiveren på fakultetet kan hjelpe deg med dette. Se også side om forskningsmidler og hvor man kan søke.
     
  3. Avklar forventninger rundt ressurser: Før dere søker er det viktig at alle samarbeidspartnere er enige om:
    a) økonomi - beregne kostnader (TDI)
    b) egenandeler og forskningstid
    c) eierskap til resultatene/immatrielle rettigheter (IPR)
    d) personal- og hms-ansvar
    Prosjektøkonomen hjelper deg med dette.
     
  4. Fyll ut sjekklistene: Sjekklister for prosjektleder og enhetsleder er obligatorisk å fylle ut for å få godkjent søknad før innsending.
     
  5. Samhandlingsverktøy: Kontakt din IT-støtte og hør om du kan få tilgang til et e-rom slik at du har et område å jobbe sammen med aktuelle partnere allerede i søknadsperioden.
     
  6. Arkivering av søknad: Send en kopi av søknaden til støtteapparatet.
  1. Tildeling av midler: Det er ikke alltid man får alle de pengene man har søkt om. Kontakt lokal prosjektstøtte og eventuelt instituttleder for å drøfte om du må justere prosjektet i forhold til de midlene du har fått. Du kan også forsøke å finne ytterligere finansiering.
     
  2. Forhandle om kontrakt: For alle eksternt finansierte prosjekter skal det foreligge en kontrakt. Forhandlingen gjøres i samarbeid mellom prosjektleder, instituttleder, forskningsrådgiver, prosjektøkonom og juridisk rådgiver - ta tidlig kontakt med disse.

    Forskningsrådet: I prosjekt som involverer Forskningsrådet skal det lages en kontrakt mellom NTNU og Forskningsrådet. I tillegg skal det lages en samarbeidsavtale (konsortieavtale og/eller samhandlingsavtale) mellom partene som har status som partnere i prosjektet.

    Tidsfrister for kontrakter og avtaler: Det er viktig at du merker deg tidsfristene for hva som skal leveres når - og passer på at støtteapparatet også er informert om fristene.
     
  3. Mal for kontrakt: Har NTNU ansvar for å utarbeide kontrakten, skal NTNUs kontraktsmaler brukes. Prosjektøkonomen hjelper til med utformingen av kontrakten. Avklar med støtteapparatet hvem som skal signere.
  1. Oppstartsmøte mellom prosjektledelse og administrasjonen.
    a) Hvordan skal rapporteringen foregå? Hvem rapporterer hva/når?
    b) Avklare HMS (risikovurdering, HMS-ansvar)
    c) Avtale møtefrekvens
    d) Gjennomgå rutiner for timeføring (hvis oppdragsgiver krever det)
    e) Avklare eventuelle utlysninger av stillinger
     
  2. Prosjektnummer: Kontakt din prosjektøkonom for å få opprettet et prosjektnummer.
     
  3. Ansettelser: Fremgangsmåte ved ansettelse av medarbeidere.
    Innleie av egne ansatte: NTNU kan ikke leie inn egne ansatte som selvstendig næringsdrivende.
    HR-konsulenten bistår med dette.
     
  4. Bruk av midler
    - Ved innkjøp av vitenskapelig utstyr mm - her er regelverket komplisert. Ta kontakt med fakultetets innkjøpsseksjon.
    - Deltakere i et prosjekt bør ha innsyn i prosjektets økonomi og bruk av ressurser. Åpenhet er viktig for å unngå konflikter og mistenkeliggjøring i forhold til ressursbruken.
    - Forskningsledere og forskere skal kunne redgjøre for bruk av midler de har fått til rådighet.
    - Er du i tvil om hva du kan disponere pengene til, kontakt din prosjektøkonom.
     
  5. Samhandlingsverktøy: Opprette e-rom hvis det ikke er gjort. Din IT-støtte hjelper deg med dette.
     
  6. Nettside: Kontakt din nettredaktør hvis prosjektet skal ha en egen nettside.
  1. Status og endring: Hold prosjektøkonomen orientert om prosjektstatus og prosjektendringer.
     
  2. Oppfølging av kontraktsforpliktelser: Sørg for at noen har ansvar for å følge med på at kontrakten blir etterfulgt og at endringer blir håndtert. Hvis prosjektet har en styringskomité er det naturlig at NTNUs representant i komiteen + du som prosjektleder følger opp forpliktelsene.
     
  3. Rapportere fremdrift: Finansieringskilden krever ofte fremdriftsrapporter. Prosjektleder er selv ansvarlig for dette, men prosjektøkonomen kan bistå.
  1. Sluttrapport: Skriv sluttrapport.
     
  2. Dokumentasjon: Sørg for at dokumenter blir arkivert og at data blir lagret.
     
  3. Resultater: Publiser og registrer publikasjoner i Cristin.

Kontakt

Fakultetsvise rutiner

HF: Rutinebeskrivelse for søknadsutvikling

Maconomy

Økonomistyring for eksternfinansierte prosjekt
Pålogging Maconomy