(You are viewing an archived version of this page. (8.1), Go to the latest version.)

Ansattlister viser en oversikt over alle ansatte på en enhet. Veiledningen under gjelder ansattlister på ntnu.no og ntnu.edu, og er skrevet for NTNUs nettredaktører og lokal IT-støtte. 

Veiledningen er laget for Liferay 6.1, men mye er likt for Liferay 6.2. 

Hvem administrerer listene?  #

Listens sammensetning er dynamisk, men din lokale nettkontakt kan justere listens sammensetning når det gjelder enkelte midlertidige ansatte.

Listens sammensetning #

Hvordan en person er registrert og tilknyttet i underliggende systemer avgjør om en person er automatisk synlig i ansattlisten for sin enhet.

Hvem er automatisk med på listene? #

  • Fast ansatte

Valgfritt - legges til manuelt #

Nettredaktør kan avgjøre om de vil legge til:

  • Midlertidige ansatte ved enheten
  • Brukere med en gjeste-tilknytning (i Paga eller BAS) til enheten  
  • Professor emeritus
  • Gjesteforskere
  • ph.d. studenter 
  • Stud.ass og Vit.ass (SL:1 i Paga)

Hvem er ikke med? #

Fjern noen fra ansattliste #

Ansatte med fast lønn kan ikke skjules. Disse blir automatisk fjernet fra ansattlisten når sluttdato i lønnssystemet PAGA er passert. Ta kontakt med din HR-medarbeider hvis du vil kvalitetssikre sluttdatoen.  

Slik kan du skjule midlertidige ansatte:

  • Gå til nettsiden som viser ansattlisten som gjelder
  • Klikk tannhjul-ikonet > Innstillinger på ansattliste-porlet (avbildet under A > B)
  • Under Lagt på liste, klikk fjern lenken for hver person du vil ikke vise  
  • Under Ikke på liste, klikk legg til lenken for hver personer du vil ha med på liste
  • Klikk Tilbake til normal side øverst til høyre, når du er ferdig.

Video:  Skjul en midlertidig ansatt (0:36)

Skjermbilde endre ansattliste

Hvis ansatte mangler #

Alle fast ansatte (inkl. stipendiater) dukker automatisk opp i ansattlisten for sin enhet/sitt institutt så snart de er registrert i lønssystemet PAGA.  Ta kontakt med din HR-medarbeider hvis noen mangler.  Både sluttdato og startdato er viktig i denne sammenheng.

Midlertidig ansatte må legges til manuelt.  Slik kan en nettredaktør legge personen til liste. 

  1. Gå til nettsiden som viser ansattlisten som gjelder
  2. Klikk tannhjul-ikonet > Innstillinger på ansattliste-porlet (øverst til høyre)
  3. Klikk legg til lenken, til høyre for hver personer du vil ha med på liste
  4. Klikk lenken Tilbake til normal side øverst til høyre, når du er ferdig. 

 Video:  Vis eller skjul personer (0:36)

To arbeidsplasser #

For ansatte som har to arbeidssteder ved NTNU, kan det være nødvendig med en ekstra registrering i et underliggende system. 

  1. Be din HR-kontakt tilføye en ny affiliation i PAGA av type gjest for enhet nummer to. 
  2. Etter at PAGA oppdateringen blir formidlet til andre systemer (24 timer) vil vedkommende dukke opp i oversikten over hvem som kan legges til.  En nettredaktør må da manuelt legge personen til ansattliste nummer 2, se fremgangsmåte over. 

Hvis visningen av ansatte ikke gjelder for en enhet, eller for en mindre gruppe, er det ikke nødvendig med registrering i et underliggende system. Dette kan løses med å bruke portleten "person-portlet".

Inkluder personer som ikke mottar lønn #

Gjelder for:

  • Professor emeritus
  • Gjesteforskere
  • Ph.d. studenter uten stipend fra NTNU
  • Andre medarbeidere

Medarbeidere som ikke mottar lønn fra NTNU dukker ikke opp i oversikten over dem som kan legges til ansattlistene, siden disse ikke registreres i lønnssystemet PAGA. Disse må tilknyttes som gjest ved den aktuelle enheten i Cerebrum. Orakeltjenesten kan hjelpe til med dette.

Det kan gå en dag eller to fra man er tilknyttet som gjest til man dukker opp i oversikten. 

Ansattliste for en enhet #

Hvis du ikke har lagt til portleten til enhetens nettside allerede, så gjør det. Portleten heter "Ansattliste", og kan bli lagt til en side via Liferays verktøylinje til venstre på siden. 

Når du har lagt til portleten bruker du følgende innstillinger for å vise en ansattliste for en institutt, et fakultet eller en avdeling:

  1. Klikk skiftnøkkel-ikonetInnstillinger (øverst til høyre)
  2. I den øverste nedtrekksmeny, velg Bruk stående enhet.  
  3. Klikk Velg-knappen
  4. Dersom du vil legge til eller fjerne enkeltpersoner (gjelder kun midlertidig ansatte), gjør det nå.
  5. Klikk tilbake til normal side (øverst til høyre) når du er ferdig.

Video:  Ordne en ansattliste for en enhet (1:16)

Ansattliste for en faggruppe eller seksjon #

For å vise en ansattliste for en offisielle undergruppe eller en undergruppe du har allerede opprettet manuelt.

  1. Klikk skiftnøkkel-ikonet > Innstillinger i Ansattliste portleten
  2. I den første nedtrekksmeny, velg undergruppen du vil ha
  3. Klikk Velg-knappen
  4. Deretter klikk legg-til lenken til høyre for de personer som hører til undergruppen.
  5. Klikk tilbake til normal side når du er ferdig.

Video:  Ordne en ansattliste for en faggruppe (1:08)

Når du fjerner eller legg til brukere i en undergruppe, endringen blir også reflektert i den ansattliste for hoved enheten.  For eksempel hvis Albert Einstein er lagt til i en faggruppe ved Institutt for fysikk, tilhørigheten vil også være synlig i instituttets ansattliste. Det spiller ingen rolle hvilken nettside du initierte endringen i fra.

Opprette undergrupper #

Dersom dere har delt inn instituttet i f.eks. faggrupper og administrasjon, er det nyttig å synliggjøre disse tilhørigheter også i ansattliste.  Dette må gjøres manuelt siden gruppenivå er ikke med i datagrunnlaget. 

Slik oppretter du en undergruppe:

  1. Fra Liferays verktøylinje klikk Administrasjon >  Kontrollpanel
  2. I venstre spalte, under brukere velg Brukere og organisasjoner 
  3. Klikk fane Alle organisasjoner og tast navnet for din enhet > Søk 
    Bruk «» for å søke etter delord 
  4. For gjeldende enhet i resultatliste klikk Handlinger  Legg til gruppe (krever webmaster rolle)
  5. Skriv inn det nye navnet for undergruppen.
    Du må taste et unikt navn, f.eks.:  Studieseksjonen (MF) eller  Ledelse (IØT). 

    Dersom du får en feilmelding ved lagring av gruppe har du valgt et navn som allerede er i bruk av et annet fakultet eller institutt. 
  6. Klikk Lagre knappen (til høyre).

Gruppen er nå tilgjengelig i ansattliste portlet.  

Sett opp gruppens ansattliste #

  1. Opprette en ny side med en egnet URL f.eks. /enhet/ansatte/gruppenavnhelst med /ansatte/ som ledd og som en underside av 
  2. Legg til ansattliste portlet på siden
  3. Følg innstruks for Ansattliste for faggruppe eller seksjon (ovenfor)

Veiledninger for ny versjon av Liferay.

Slik kan du skjule midlertidige ansatte:

  1. Gå til nettsiden som viser ansattlisten som gjelder.
  2. Klikk på de tre hvite prikkene i det blå feltet over widgeten og velg "Innstillinger".
  3. Under "Lagt til på lista", klikk på "Fjern"-lenken for hver person du ikke vil vise.
  4. Under "Ikke på lista", klikk på "Legg til"-lenken for hver person du vil ha med på lista.
  5. Klikk på den blå pilen øverst til venstre ("Tilbake til normal side") når du er ferdig.

Midlertidige ansatte må legges til manuelt, slik gjør du det: 

  1. Gå til nettsiden som viser ansattlisten som gjelder.
  2. Klikk på de tre hvite prikkene i det blå feltet over widgeten og velg "Innstillinger".
  3. Under "Ikke på lista", klikk på "Legg til"-lenken for hver person du vil ha med på lista.
  4. Klikk på den blå pilen øverst til venstre ("Tilbake til normal side") når du er ferdig.

Når du har lagt til portleten bruker du følgende innstillinger for å vise en ansattliste for en institutt, et fakultet eller en avdeling:

  1. Klikk på de tre hvite prikkene i det blå feltet over widgeten og velg "Innstillinger".
  2. I den øverste nedtrekksmenyen, "Endre enhet som vises" velger du "Bruk stående enhet" fra nedtrekksmenyen (hvis ikke default).  
  3. Dersom du vil legge til eller fjerne enkeltpersoner (gjelder kun midlertidig ansatte), gjør det nå.
  4. Klikk på den blå pilen øverst til venstre ("Tilbake til normal side") når du er ferdig.

Slik viser du en ansattliste for en offisielle undergruppe eller en undergruppe du allerede har opprettet manuelt.

  1. Klikk på de tre hvite prikkene i det blå feltet over widgeten og velg "Innstillinger".
  2. I den andre nedtrekksmenyen, "Velg fra hvilken enhet ansatte skal velges fra på denne siden", velger du undergruppen du vil ha fra nedtrekksmenyen.
  3. Under "Ikke på lista", klikk på "Legg til"-lenken for hver person som hører til undergruppen.
  4. Klikk på den blå pilen øverst til venstre ("Tilbake til normal side") når du er ferdig.

Slik oppretter du en undergruppe:

  1. Fra Liferays verktøylinje i venstre spalte velger du "Kontrollpanel" - "Brukere" - "Brukere og organisasjoner".
  2. Klikk på fanen "Organisasjoner" og skriv navnet for din enhet og søk ved å klikke enter eller på forstørrelsesglasset.
    Bruk "" for å søke etter delord.
  3. For gjeldende enhet i resultatliste klikker du på de tre prikkene helt til høyre på linja og velger "Legg til gruppe" (krever webmaster rolle).
  4. Skriv inn det nye navnet for undergruppen.
    Du må skrive et unikt navn, f.eks.:  Studieseksjonen (MF) eller  Ledelse (IØT). 
    Dersom du får en feilmelding ved lagring av gruppe har du valgt et navn som allerede er i bruk av et annet fakultet eller institutt. 
  5. Klikk på "Lagre"-knappen nederst til venstre når du er ferdig.
  6. På selve nettsiden kan du nå velge gruppen du har lagt til fra den nederste nedtrekksmenyen, og du kan legge til personer der.
7 Attachments
25627 Views
Average (3 Votes)