Norwegian Bokmål [Beta] Norwegian Bokmål [Beta] English [Beta] English [Beta]

Arrangere konferanse

For medarbeidere

Arrangere konferanse 1-2-3

Råd: Kontakt konferanseavdelingen ved NTNU Videre for å få tips til ditt arrangement. Du kan gjøre alt selv - eller kjøpe tjenester etter behov.

Regnskap

  • Skaff deg en økonomisk ramme for konferansen.
  • Opprett prosjektnummer hvis det er snakk om et større arrangement. Kontakt din økonomirådgiver.

Sted: Finne lokale.

Kommunikasjon

  • Lage kommunikasjonsplan (nettside, sosiale medier, fotografere og dokumentere, plakater, skilting, mm.)
  • Logo og maler, produsere trykksaker
  • Låne rollups om NTNU
  • Call for papers: Ved vitenskapelig konferanse tilbyr NTNU VIDERE et online registreringssystem som håndterer paper-prosessen.
  • Tilrettelegging: Be deltakerne om å si i fra om matallergi, preferanser til mat i forhold til religion eller behov for spesiell tilrettelegging.

Kjøreplan

Bestille

  1. Bestille reise og hotell for gjestene.
  2. Bestille mat og drikke.
  3. Bestille videooverføring eller opptak fra Multimediesenteret.
  4. Kontakte AV-tjenesten hvis du trenger lys, lyd og skjermer.
  5. Bestille konferansemateriell via NTNUs nettbutikk.
  6. Bestille gaver til foredragsholdere.
  7. Bestille brosjyrer og Gemini (send epost) for å gi til deltakerne. De fleste finnes på norsk og engelsk.
  8. Kontakte vaktmester for låsing og andre driftstjenester hvis du bruker NTNUs lokaler. Du kan også låne whiteboard og posterstativ.

Informere

  1. Informere Kommunikasjonsavdelingen om konferansen kontakt@komm.ntnu.no

Planlegge

  1. Planlegge garderobeløsning og innsjekkingssted for deltakerne.
  2. Planlegge bordplassering hvis konferansen skal ha en formell middag.
  3. Planlegge evaluering. Kontakt din nettredaktør hvis du vil bruke Wufoo. Ellers det finnes flere gratistjenester for evaluering via nett, gjør et søk på internett på "Web survey".

Opplysninger

  • Skilting: Sjekk at skiltingen til konferansen er god nok.
  • Nett: Opplyse om tilgang til nett.
  • Hashtag: Informere om konferansens hashtag på Twitter hvis det er aktuelt.
  • Telefonnummer: Ha lett tilgjengelig en liste over viktige telefonnummer (matleverandør, underholdning, sykehus, teknisk hjelp mm.).

Registrering/Mottakelse

  • Sjekke inn deltakere, levere ut navnekort.
  • Server gjerne kaffe til de som kommer tidlig.
  • Legg til rette for journalister.
  • Legge fram Gemini og brosjyrer fra NTNU.

Underveis

  • Fotografere og dokumentere konferansen.
  • Legge ut evalueringsskjema hvis dette ikke sendes via nett.
  • Evaluere konferansen.
  • Legge ut presentasjoner på nettstedet. Du kan også bruke SlideShare. Videopresentasjoner krever skriftlig samtykke fra innledere.
  • Storify gir oversikt over hvordan konferansen er omtalt i sosiale medier.
  • Summere opp regnskapet.

Når arrangementet har flere samarbeidspartnere

Det er viktig å være tydelig på fordeling av økonomi, visuell profil og hvem som skal ha hovedansvar for koordineringen.

Kontakt Kommunikasjonsavdelingen hvis du trenger råd.

Universell utforming

Råd og tips til hvordan du arrangerer et møte, seminar eller konferanse som er tilgjengelig for alle deltakere.